E-paragony fiskalne – co zmieniły nowe przepisy?

Z dzisiejszej perspektywy można stwierdzić, że przepisy fiskalne w sprawie e-paragonów mają stosunkowo długą historię. Pierwsze regulacje w sprawie takich dowodów sprzedaży pojawiły się już w 2018 roku, wraz z wymogami technicznymi dla kas rejestrujących typu online. Nadal jednak e-paragony nie są rozpowszechnioną formą realizowania dokumentów fiskalnych. Czy nowe przepisy Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii, które pojawiły się pod koniec września 2021 roku, mają szansę zmienić ten stan rzeczy?

Jedna z kluczowych funkcji kas online

Przedłużając nieco wstęp, warto jeszcze dla porządku przypomnieć, że elektroniczne paragony od początku miały być jedną z kluczowych funkcji kas i drukarek fiskalnych online. I w teorii były, gdyż przywołane urządzenia rejestrujące są gotowe na realizowanie takich dowodów sprzedaży. Przez długi czas brakowało jednak dodatkowych przepisów fiskalnych, które wyjaśniałyby w sposób szczegółowy np. to, jak wysłać klientowi e-paragon z kasy online. Ponadto, przez ostatnie 2 lata funkcjonujące regulacje prawne nie dopuszczały pominięcia wydruku omawianego dowodu sprzedaży.

Co w tej kwestii zmieniło Rozporządzenie Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących? Przepisy opublikowane pod koniec września 2021 roku umożliwiają już pominięcie wydruku dowodu sprzedaży. W nowych regulacjach prawnych można przeczytać, że „kasa wystawia paragony fiskalne w postaci papierowej i w postaci elektronicznej albo zgodnie z wyborem użytkownika tylko w postaci elektronicznej”. A zapis ten dotyczy zarówno urządzeń rejestrujących typu online, jak i kas mających postać oprogramowania (wirtualnych). Ustawodawca nie zdecydował się jednak na wprowadzenie jednego, konkretnego sposobu dystrybuowania e-paragonów. Kwestia ta ma być wypracowana na rynku w ramach samoregulacji.

Kiedy można wydać klientowi e-paragon?

Odpowiadając na pytanie zadane w powyższym nagłówku, należy odwołać się do jeszcze innych przepisów fiskalnych. W tym przypadku chodzi o Rozporządzenie Ministra Finansów z 21 kwietnia 2020 roku, zmieniające wcześniejsze rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących. To właśnie tam po raz pierwszy pojawił się zapis, zgodnie z którym „podatnicy, prowadząc ewidencję przy użyciu kas on-line, mogą wystawiać i wydawać nabywcy, za jego zgodą i w sposób z nim uzgodniony, paragon fiskalny lub fakturę w postaci elektronicznej.”

Wynika z tego jednoznacznie, że podatnik może wystawić i wysłać e-paragon dopiero wtedy, gdy klient zaakceptuje taką formę zrealizowania dowodu sprzedaży. A nie zawsze będzie to tak oczywiste. W niektórych sytuacjach na przeszkodzie może stanąć np. brak możliwości technicznych odbioru elektronicznego dokumentu. Wówczas przedsiębiorca będzie zawsze zobligowany do wystawienia i wydania paragonu fiskalnego w formie papierowej.