Co podatnik powinien wiedzieć o książce serwisowej?

Praca przedsiębiorcy korzystającego z urządzenia fiskalnego to nie tylko „nabijanie na kasę” i wydawanie nabywcom paragonów. Składają się na nią również dodatkowe obowiązki, których podatnik nie może pominąć. Jedne z nich dotyczą kopii wystawionych wydruków, jeszcze inne – raportów fiskalnych oraz przeglądów technicznych. Dziś zaś powiemy kilka słów o wymogach związanych z niepozornym, zdawałoby się, dokumentem, jakim jest książka serwisowa.

Istota i zawartość książki serwisowej

Zdarza się często, że nie przywiązujemy zbytniej wagi do dokumentów otrzymywanych wraz z zakupionymi technologiami. Zwłaszcza, jeśli sposób działania i obsługa danego urządzenia są nam znane i nie sprawiają żadnego kłopotu. Ale kasy i drukarki rejestrujące nie należą do zwyczajnych technologii, a co za tym idzie – dołączone do nich dokumenty nie są bez znaczenia. Wręcz przeciwnie: mogą się okazać bardzo istotne podczas prowadzenia działalności handlowej.

Tak właśnie jest z książką serwisową, czyli swego rodzaju „paszportem” urządzenia fiskalnego. Co ten dokument zawiera? Wszystkie najważniejsze informacje o nabytej przez nas technologii, a więc: nazwę i model danej kasy lub drukarki, jak również jej numer fabryczny i unikatowy. Oprócz tego, w książce serwisowej znajdziemy informację na temat samego producenta oraz firmy, która wykonała fiskalizację urządzenia. Oczywiście, w dokumencie nie może też zabraknąć danych serwisanta głównego i rezerwowego.

W jaki sposób przechowywać książkę serwisową?

W rzeczywistości, przepisy jasno określają, jak należy obchodzić się z książką serwisową. Dokument musi być stale przechowywany w miejscu zainstalowania stosowanego urządzenia fiskalnego. Dlaczego?

Ponieważ podatnik ma obowiązek okazania tego dokumentu przedstawicielom organów skarbowych oraz uprawnionym serwisantom, gdy tylko ci o to poproszą. Książka serwisowa stanowi bowiem istotną część szerszej dokumentacji (do której moglibyśmy zaliczyć m.in. kopie wystawionych paragonów czy raporty dobowe i miesięczne), potwierdzającej prawidłowość prowadzonej ewidencji obrotu. W dokumencie tym powinny się znaleźć wszystkie zapisy, związane z wszelkimi interwencjami i przeglądami technicznymi, w jakich wzięło udział dane urządzenie fiskalne. One poświadczają dbałość podatnika o dobry stan użytkowanej technologii oraz potwierdzają jej właściwe funkcjonowanie.

Dlatego brak książki serwisowej, nawet jeśli tylko w miejscu pracy kasy lub drukarki, oznacza złamanie przepisów. A to z kolei może prowadzić do różnych konsekwencji, zarówno ze strony Urzędu Skarbowego (np. podważenia prawidłowości prowadzonej ewidencji, cofnięcia ulgi za zakup urządzenia fiskalnego), jak i serwisu (choćby odmowy w związku z dalszymi konserwacjami i naprawami stosowanej technologii).

Gdy zabraknie książki serwisowej…

Niemniej, książka serwisowa jest rzeczą, która, tak jak wiele innych, w losowych przypadkach może ulec zniszczeniu lub zgubieniu. Co zrobić w takich okolicznościach? Bo oczywiście nie można tego tak zostawić – bez względu na przyczynę, brak dokumentu to cały czas złamanie przepisów. Na szczęście, istnieje wyjście z tej sytuacji. W pierwszej kolejności należy niezwłocznie poinformować o tym zajściu odpowiedni Urząd Skarbowy. Następnie należy skontaktować się z producentem urządzenia, zgłaszając pisemną prośbę o wystawienie duplikatu książki serwisowej. Im szybciej wykona się te działania, tym lepiej dla prowadzonej działalności.

Jedna myśl na temat “Co podatnik powinien wiedzieć o książce serwisowej?

  1. Dobry wpis, w moim przypadku na czasie 😀 a raczej nie do końca moim tylko mojego znajomego bo właśnie chyba coś się stało z jego książką serwisową i pytał mnie co się robi, jeśli okaże się że, ten dokument zaginął. podeślę mu ten tekst 😀

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Podaj właściwą odpowiedź *