Gdy przychodzi konieczność nabycia urządzenia fiskalnego, oczywiste jest, że musimy zwrócić uwagę na wszystkie najważniejsze cechy wybieranego modelu: wielkość i budowę, parametry użytkowe, oferowane funkcje czy prostotę obsługi. Niemniej, sam zakup kasy lub drukarki rejestrującej nie oznacza jeszcze spełnienia wszystkich wymogów, niezbędnych do zgodnego z prawem prowadzenia działalności handlowej…
Dlaczego? Odpowiedź jest prosta: zakup urządzenia fiskalnego nie jest jednoznaczny z tym, że możemy od razu zacząć korzystać z uzyskanej technologii przy prowadzeniu sprzedaży towarów lub usług. Wpierw musimy prawidłowo przejść całą procedurę instalacyjną, z którą wiąże się także właściwa rejestracja danej kasy lub drukarki. Przyjrzyjmy się zatem, na czym polegają poszczególne etapy tego procesu.
Zgłoszenie przedinstalacyjne do Urzędu Skarbowego
Pierwszym krokiem, jaki powinniśmy wykonać, jest złożenie pisemnego zawiadomienia do naczelnika właściwego Urzędu Skarbowego. Tzw. zgłoszenie przedinstalacyjne musi zawierać następujące informacje: imię i nazwisko lub nazwę podatnika, NIP podatnika, liczbę planowanych do wdrożenia urządzeń rejestrujących oraz adresy miejsc, w których mają one służyć do prowadzenia działalności handlowej. W dokumencie musi się też koniecznie znaleźć termin samej instalacji. Pismo możemy dostarczyć na 2 sposoby: albo osobiście, albo za pośrednictwem Poczty Polskiej – decyzja należy do nas. Musimy jedna pamiętać, że musi ono wpłynąć najpóźniej 1 dzień przed terminem koniecznego rozpoczęcia ewidencji obrotu.
Moment przejścia, czyli fiskalizacja
Chodzi w zasadzie o kluczowy moment w całej procedurze instalacyjnej. Mówiąc najprościej, jest to działanie, pod wpływem którego dana kasa lub drukarka przestawiana jest z trybu szkoleniowego (przeznaczonego do swobodnej nauki obsługi urządzenia) na tryb fiskalny. Operacja ta jest jednorazowa i nieodwracalna. Co więcej, może ją przeprowadzić jedynie uprawniony serwisant. Po wykonaniu fiskalizacji, wszystko to, co zrobimy przy użyciu naszej kasy bądź drukarki rejestrującej, zostanie w niej zapisane, tworząc dokumentację ewidencji obrotu. Od tej chwili możemy też rozpocząć sprzedaż za pomocą zakupionego urządzenia, a więc i wystawianie paragonów dla klientów.
Kończymy procedurę – drugie zgłoszenie i numer ewidencyjny
Nie później niż 7 dni od przeprowadzenia fiskalizacji musimy poinformować o tym fakcie Urząd Skarbowy. Pisemne zgłoszenie poinstalacyjne, podobnie jak w poprzednim wypadku, możemy dostarczyć osobiście lub listownie (istotna będzie data widniejąca na stemplu pocztowym). W odpowiedzi na to zawiadomienie powinniśmy otrzymać numer ewidencyjny, który mamy obowiązek nanieść czytelnie i trwale na obudowę urządzenia fiskalnego (w widocznym miejscu). Gdy to zrobimy, możemy uznać procedurę instalacyjną za zakończoną – dale pozostaje już zgodne z przepisami prowadzenie ewidencji obrotu.
witam, ja już mam za sobą instalację kasy i muszę przyznać, że gdy wcześniej zna się całą procedurę i wszystko odpowiednio zaplanuje to cały proces nie jest ani trudny ani straszny 😉 pozdrawiam